Privacy verklaring.
van Impact Sports Academy
Algemeen.
Als jij iets bij ons lid wordt, hebben we je gegevens nodig om ervoor te zorgen dat je conform je abonnement ook lessen bij ons kunt volgen. Maar je kan er van op aan dat we altijd zorgvuldig met je persoonlijke gegevens om zullen gaan. We (Impact Sports Academy en de leverancier van onze ledenadministratie) dragen er goed zorg voor en bewaren ze veilig. We vertellen je graag wat we met je persoonlijke gegevens doen en waarom we ze nodig hebben. Als je na het lezen van onze privacy verklaring vragen hebt, neem dan gerust CONTACT met ons op.
Als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven kan deze privacy verklaring van tijd tot tijd wijzigen. Je ziet hier altijd de laatste datum van wijziging.
Deze privacy verklaring is voor het laatst gewijzigd op 13 oktober 2023.
Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken van iedereen die een proefles heeft gevolgd en/of lid is geworden van onze gym.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu. Denk hierbij aan je naam, telefoonnummer, adres of e-mailadres. Maar ook gegevens zoals je klantnummer zijn persoonsgegevens. Ook andere gegevens die uniek zijn voor jou.
Van wie verwerken wij persoonsgegevens en hoe krijgen wij deze gegevens?
Wij verwerken de persoonsgegevens van iedereen die via de mail contact met ons op neemt, een proefles boekt of lid is van onze gym. Deze gegevens ontvangen we rechtstreeks van jou, wanneer je ons mailt, een (proefles)account aanmaakt en bepaalde gegevens invult of wanneer je contact zoekt via ons contactformulier. Vooralsnog krijgen wij geen gegevens over jou van andere partijen. Als die mogelijkheid zich voor mocht gaan doen, dan zal jij hiervoor eerst je toestemming moeten geven aan de andere partij om gegevens aan ons te verstrekken.
Welke gegevens verwerken wij van jou, waarvoor gebruiken wij die en hoelang worden deze bewaard?
Google Analytics
Wij maken gebruik van Google Analytics om inzicht te krijgen in hoe bezoekers de website gebruiken. Op deze manier kunnen wij de website verbeteren en klantvriendelijker maken. Voor het gebruik van Google Analytics delen wij geen gegevens met Google. Eigenlijk maken we alleen gebruik van gegevens waarover Google al beschikt om onze website te analyseren.
SportBit Manager
SportBit Manager is een ledenadministratie en reserveringssysteem wat wij gebruiken om onze ledenadministratie bij te houden, onze maandelijkse contributie te kunnen incasseren, met jullie te kunnen communiceren en om jullie in staat te stellen om lessen te reserveren via de SportBit portal of via de app. Zodra je je uitschrijft als lid worden je klantgegevens op de datum van uitschrijving verwijderd. Je hoeft hiervoor dus niets aan te vragen, dat gaat automatisch. De volgende gegevens kunnen worden vastgelegd in SportBit Manager:
- Contactgegevens (zoals naam, telefoonnummer, email, adres, etc)
- Inloggegevens (inlognaam en wachtwoord)
- Betaalgegevens (IBAn rekeningnummer + BIC/SWIFT)
- Informatie/statistieken (inschrijfdatum, bekend via, geboortedatum, status deelname)
- Blessures
- Voorkeuren (buddy functionaliteit, trainingsresultaten delen, etc)
- Documenten
- Abonnementen / rittenkaarten
- Bestellingen
- Facturen
Alle gegevens die wij vastleggen kun je zelf ook terugzien in je portal of via de app.
Mailchimp
We gebruiken Mailchimp om periodiek nieuwsbrieven naar leden te versturen. Hiervoor exporteren we uit SportBit Manager je voor- en achternaam alsmede je email adres. Alleen van leden met een lopend contract exporteren we deze gegevens periodiek naar Mailchimp. Bij iedere nieuwe nieuwsbrief verwijderen we de oude gegevens uit Mailchimp en importeren we een nieuwe set aan gegevens (leden met een lopend contract). Heb je je uitgeschreven als lid van Impact Sports Academy dan staan je gegevens mogelijk nog maximaal 3 maanden in Mailchimp (afhankelijk van wanneer we een nieuwe nieuwsbrief versturen) voordat we deze verwijderen.
Bankpakket
In ons bankpakket kunnen gegevens van je staan. Dit vooral als je een bedrag per bank aan ons betaald of als wij een bedrag naar je overmaken. Daarnaast zijn je gegevens zichtbaar als een maandbedrag/incasso teruggeboekt wordt (te weinig saldo, zelf teruggeboekt, etc). In het bankpakket staan voornamelijk je naam en je rekeningnummer.
Social media
Als je social media zoals Facebook, Instagram of TikTok gebruikt, kun je via de ‘like en share’ knoppen onze social media berichten ‘liken’ of met je vrienden delen via je eigen social media account. Wij (Impact Sports Academy) krijgen geen toegang tot jouw social media account(s). Wel kunnen wij jouw profiel taggen in onze berichten (mits we ‘vrienden’ van elkaar zijn op sociaal media). Wij raden je aan om het privacybeleid van de social media partijen waar jij een account bij hebt, goed door te nemen zodat je weet hoe je gegevens worden gebruikt en hoe jij je instellingen kunt aanpassen.
Op het moment dat jij contact met ons op neemt via de mail of andersom (als wij met jou contact opnemen via de mail) dan wordt deze mailwisseling vastgelegd in onze mailapplicatie. Het gaat daarbij qua gegevens dan voornamelijk om je naam en mailadres alsmede over de inhoud van de mail.
Beveiligingscamera’s
Op verschillende plekken binnen en buiten de gym hangen beveiligingscamera’s. Deze nemen gedurende beperkte tijd continu beelden op. Cameratoezicht wordt door ons ingezet om eigendommen, bezoekers en personeel te beschermen. Daarbij is het beschikken over beveiligingscamera’s en het kunnen nazien van de beelden een verplichting vanuit de verzekeraar. We voldoen aan de algemene regels voor cameratoezicht die in de AVG staan.
Waar slaan wij jouw gegevens op?
Wij slaan jouw gegevens grotendeels op binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”). Hierbij gaat het vooral om de gegevens die we vastleggen in onze ledenadministratie. Gegevens die in Mailchimp en Social Media staan worden opgeslagen bij de aanbieders van deze applicaties welke voornamelijk buiten de EER zijn gevestigd. In deze gevallen houden wij – voor zover wij daar de middelen voor hebben – er oog op dat dit gebeurt op een veilige en rechtmatige manier.
Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
Onze dienstverlener op het gebied van onze ledenadministratie neemt veel maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Zowel op organisatorisch als technisch gebied. Daarnaast zorgen wij er door middel van een strenge toegangscontrole voor dat jouw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers van Impact Sports Academy waarvoor het noodzakelijk is dat zij daarmee werken. Geven we jouw gegevens aan iemand anders (zoals de leverancier van onze ledenadministratie)? Dan eisen we dat die ander net zo zorgvuldig met jouw gegevens omgaat als wij. Mocht je het gevoel hebben dat dit niet gebeurt, neem dan CONTACT met ons op via het contactformulier.
Wat zijn de rechten die jij kunt uitoefenen met betrekking tot jouw gegevens?
Recht op inzage
Jij hebt het recht om te allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die wij over jou beschikbaar hebben. Je kunt dat aanvragen door CONTACT met ons op te nemen via het contactformulier en hier expliciet om te verzoeken. Aanvragen verwerken wij binnen uiterlijk 30 dagen.
Recht op informatie
Jij hebt het recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan en welke rechten jij in dat verband kan uitoefenen. In dat kader hebben wij middels deze privacyverklaring getracht jou uitgebreid te informeren welke gegevens wij van jou verzamelen en hoe wij met deze gegevens omgaan.
Recht op correctie
Jij hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of om ze te laten aanvullen als ze onvolledig zijn. Dit kun je 24/7 en grotendeels zelf doen via je portal omgeving en/of de Impact Sports Academy app.
Recht om bezwaar te maken
Als jij het niet eens bent met de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken heb jij hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens.
Recht op dataportabiliteit
Jij hebt het recht om gegevens die jij aan ons hebt gegeven in het kader van de overeenkomst(en) die je met ons hebt gesloten te ontvangen in een machine-leesbaar formaat, zodat jij deze gegevens kan bewaren in een database van jou of van een andere partij. Dit betreft de volgende gegevens: naam, email, telefoon, inschrijfdatum, startdatum, einddatum, actieve producten, dagen geleden laatste deelname, percentage verloop opkomst, coach, registratienummer, betaalmethode, status, balans, vernieuwdatum en korting. Wij kunnen je deze gegevens aanleveren in een CSV/Excel bestandsformaat.
Recht op beperking
Jij hebt het recht om beperking van de verwerking van jouw gegevens te verzoeken. Dit betekent dat wij jouw gegevens mogen bewaren maar niet gebruiken. Dit recht ontstaat in een aantal gevallen. Als je van mening bent dat hier sprake van is, kun je CONTACT met ons opnemen via het contactformulier.
Verzoek om account te verwijderen c.q. recht om vergeten te worden
Jij hebt het recht om ons te verzoeken om alle gegevens die wij van jou hebben te verwijderen c.q. je account te verwijderen. Wanneer jij een verzoek indient om jouw account te verwijderen, zullen wij gegevens verwijderen die tot jou herleidbaar zijn behalve de gegevens die wij op basis van de wet moeten of mogen bewaren. Wil je zo’n verzoek indienen, neem dan CONTACT met ons op en vul het contactformulier in. Let op: als je je uitschrijft als lid van Impact Sports Academy dan halen we ook je gegevens uit ons systeem (vanaf datum einde contract). Je hoeft hiervoor dus geen verzoek tot verwijdering in te dienen. Dit gaat al automatisch.
Recht om een klacht in te dienen
Jij hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met jouw gegevens omgaan. Wanneer jij een klacht hebt, dan lossen wij dat het liefst zelf met je op. Neem daarvoor CONTACT met ons op via het klachtenformulier. Je klacht wordt dan met spoed door ons behandeld. Tot slot heb je het recht om je met jouw klacht te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
Heb je nog vragen?
Mocht je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebben over de wijze waarop Impact Sports Academy met (jouw) persoonsgegevens omgaat, neem dan gerust CONTACT met ons op via het contactformulier. We helpen je graag.
Impact Sports Academy
